Dokumen Elektronik Legal

Pada era digital saat ini, peralihan dari sistem yang manual menjadi sistem elektronik berkembang sangat pesat dan menjadi sebuah tuntutan yang wajib dilakukan oleh setiap institusi. Tujuan beralih dari sistem manual menjadi elektronik antara lain untuk mempercepat birokrasi dan mewujudkan e-government. Peralihan menjadi sistem elektronik akan meminimalisir terjadinya proses tatap muka dan transaksi menggunakan uang fisik antar pihak-pihak terkait. Hal ini sangat didukung oleh KPK khususnya bidang pencegahan korupsi dengan tujuan agar terhindar dari tindak Korupsi Kolusi dan Nepotisme (KKN). Selain itu, untuk mendukung program pemerintah yaitu Go Green, manfaat menggunakan sistem elektronik adalah mengurangi penggunaan kertas sehingga meminimalisir penebangan pohon untuk bahan baku kertas.

Dari pemanfaatan teknologi di atas, muncul beberapa pertanyaan seperti:

  • Bagaimana menjamin bahwa user yang dimaksud adalah benar?
  • Bagaimana menjamin dokumen yang dibuat, isinya tidak berubah?
  • Bagaimana menjamin nilai transaksi tidak dapat diubah?
  • Bagaimana mencegah para pihak menyangkal telah melakukan transaksi?

Dan masih banyak pertanyaan lainnya. Solusi yang harus dipenuhi untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas adalah sistem legal elektronik dan identitas elektronik terpercaya.

Sistem legal elektronik dan identitas elektronik terpercaya yang tertuang pada PP Nomor 82 tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik menyebutkan bahwa penyelenggaraan transaksi elektronik dalam lingkup publik atau privat yang menggunakan sistem elektronik untuk kepentingan pelayanan publik wajib menggunakan sertifikat keandalan dan/atau sertifikat elektronik. Sedangkan identitas elektronik merupakan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik. Kedua kebutuhan tersebut dipenuhi dengan menggunakan sertifikat elektronik.

Dokumen legal merupakan dokumen  yang semua materi informasi dan dokumen asli yang berkaitan dengan hubungan hukum antar pihak (Ismayadi, 2014). Dokumen legal pada umumnya di sahkan dengan membubuhkan tanda tangan di dalamnya. Fungsi tanda tangan di dalam suatu dokumen adalah untuk memastikan identifikasi atau menentukan kebenaran ciri-ciri dari penanda tangan. Sekaligus pendatangan menjamin keberadaan dari isi yang tercantum dalam tulisan tersebut. Dokumen legal terbagi menjadi dua yaitu dokumen non elektronik legal dan dokumen elektronik legal.

Dokumen non elektronik legal lebih sering di kenal oleh masyarakat adalah dokumen kertas yang dilakukan tanda tangan basah (non elektronik) di dalamnya. Contohnya akte kelahiran/kematian/tanah, ijazah, perizinan, kontrak bisnis, regulasi, ketetapan pengadilan. Sedangkan dalam bentuk bukti transaksi contohnya tanda terima, slip tabungan, buku tabungan, invoice, kwitansi.

Lalu apa itu dokumen elektronik legal? Menurut PP No 82 tahun 2012 hasil dokumen elektronik dari sistem legal elektronik yang menggunakan identitas elektronik terpercaya merupakan dokumen elektronik legal.

Dokumen elektronik sendiri menurut Undang-Undang nomor 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik (ITE) menyebutkan bahwa Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. Sedangkan Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Fungsi Tanda Tangan Elektronik menurut Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PSTE) berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas Penanda Tangan serta keutuhan dan keautentikan Informasi Elektronik.

Namun sebagian masyarakat masih tidak tahu tentang tanda tangan elektronik dan ragu tentang keabsahan dari tanda tangan elektronik itu sendiri. Hal tersebut sudah dijelaskan pada UU ITE pasal 11 yang menyatakan bahwa Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi 6 (enam) syarat antara lain:

  • data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada Penanda Tangan;
  • data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan;
  • segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
  • segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
  • terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penanda tangannya; dan
  • terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait.

Jadi selama memenuhi ke 6 (enam) syarat tersebut maka dokumen elektronik yang di tanda tangani secara elektronik sah dimata hukum. Tanda tangan elektronik menurut PP PSTE diklasifikasikan menjadi 2 jenis yaitu tanda tangan elektronik yang tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Tanda tangan elektronik yang tersertifikasi harus dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik dan dapat dibuktikan dengan Sertifikat Elektronik yang sering kita sebut Tanda Tangan Digital (Digital Signature). Sedangkan yang tidak tersertifikasi dibuat tanpa menggunakan jasa penyelenggara sertifikasi elektronik

Konsep tanda tangan basah dan tanda tangan digital pada dasarnya sama. Hanya media yang digunakan untuk tanda tangan yang berbeda. Untuk mempermudah konsep pemahaman tentang tanda tangan digital, berikut dijelaskan analogi tanda tangan digital vs tanda tangan basah antara lain:

Konsep tanda tangan basah dan tanda tangan digital pada dasarnya sama. Hanya media yang digunakan untuk tanda tangan yang berbeda. Untuk mempermudah konsep pemahaman tentang tanda tangan digital, berikut dijelaskan analogi tanda tangan digital vs tanda tangan basah antara lain:

  1. Bentuk
    Bentuk Tanda tangan menual hanya berada di dalam ingatan kita, tidak mungkin kita ajarkan ke orang lain. Begitu pula PIN/Password/Phassprase Tanda tangan digital jangan sampai diketahui oleh orang lain.
  2. Media
    Media Tanda tangan menual hanya berada pada media kertas, barang, benda (fisik) sedangkan Tanda tangan digital hanya pada media elektronik (digital).
  3. Alat
    Alat yang digunakan untuk melakukan Tanda tangan menual berupa pulpen, pena, pensil atau alat tulis lainnya sedangkan Tanda tangan digital menggunakan aplikasi untuk tanda tangan digital seperti Acrobat Reader DC, PANTER dan yang lainnya.
  4. Verifikasi
    Proses verifikasi Tanda tangan menual melalui tim ahli untuk memastikan tanda tangan itu asli dari bentuk ukiran dan kesesuaiannya, sedangkan Tanda tangan digital dapat dilakukan menggunakan aplikasi verifikasi tanda tangan digital.

Apakah Tanda Tangan Elektronik itu QRCODE ?

Untuk menjawab pertanyaan itu saya jelaskan dulu, jenis tanda tangan elektronik. Menurut PP No 71 Tahun 2019 Tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik Pasal 60 ayat 2 ada 2 jenis tanda tangan elektronik yaitu

  1. Tanda tangan elektronik tersertifikasi
  2. Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi

Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi sebagaimana dimaksud adalah menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia dan dibuat dengan menggunakan Perangkat Pembuat Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi. Sedangkan Tanda Tanda Tangan Elektronik tidak tersertifikasi adalah dibuat tanpa menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia. Jadi,  kata kunci yang membedakan kedua tanda tangan tersebut adalah Sertifikat Elektronik dan Jasa Penyelelenggara Sertifikasi Elektronik. Penggunaan sertifikat elektronik karena memenuhi persyaratan  kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah yaitu :

  1. Data Pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada Penanda Tangan;
  2. Data Pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan;
  3. Segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
  4. Segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
  5. Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penanda Tangannya; dan
  6. Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait.

Bagaimana dengan QRCODE ? QRCode berbeda dengan sertifikat elektronik, penggunaan qrcode saja sebagai tanda tangan elektronik merupakan jenis tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi. Sehingga tidak direkomendasikan karena dengan mudah untuk dipalsukan. Untuk memalsukan tanda tangan elektronik, pemalsu cukup hanya crop qrcode dan menaruhnya di dokumen yang dipalsukan.
Terus, Kenapa saat ini banyak implementasi Tanda Tangan Elektronik menggunakan QRCODE? 
Dokumen yang di tanda tangani secara elektronik seharusnya tidak perlu di print lagi, karena kalau di print bukan lagi dokumen elektronik. Setelah ditanda tangani secara elektronik, dokumen cukup di simpan dimedia penyimpanan digital, di flasdisk, hardisk, atau storage server, untuk penggunaan dokumen tersebut tinggal copy paste atau download di server. Nah, untuk implementasi saat ini meskipun sudah di tanda tangani secara elektronik, ada kebutuhan untuk diprint, seperti dokumen kependudukan dukcapil, dokumen perizinan DMPTSP, dll. Terus, Bagaimana cara memverifikasi dokumen yang bertanda tangan elektronik tapi dokumennya di Print/dicetak ? Itulah mengapa digunakan QRCODE, Penggunaan QRCODE ini menjembatani dokumen yang bertanda tangan elektronik tadi supaya bisa diverifikasi secara elektronik. 
Bagaimana sih mekanisme verifikasi tanda tangan elektronik jika menggunakan QRCODE ?

Jika kamu mendapatkan dokumen yang ada tanda tangan elektronik dan menggunakan QRCODE, cara verifikasinya adalah

  1. Install dulu aplikasi veryDS, aplikasi mobile yang dibuat oleh Balai Sertifikasi Elektronik, BSSN untuk memeriksa keabsahan tanda tangan elektronik
  2. Buka aplikasi VeryDS
  3. Pilih menu Verifikasi Dokumen Cetak
  4. Scan QRCode yang ada dalam dokumen. informasi hasil scan adalah Link dokumen asli disimpan
  5. Klik Download dokumen asli yang tersimpan di server pusat
  6. Lihat hasil verifikasi pada aplikasi VeryDS, VeryDS akan menampilakan dokumen valid atau tidak, siapa pendantangannya, kapan ditanda tangani, dll
  7. Meskipun valid jangan lupa lihat isi dokumen yang didownlad dengan dokumen yang dicetak, barangkali isi informasi dokumen cetak sudah dipalsukan.

Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan yang diverifikasi keabsahan adalah bukan dokumen cetaknya, melainkan dokumen asli yang disimpan di server pusat yang ada tanda tangan elektroniknya. Penggunaan QRCODE dan sertifikat elektronik masih ada kelemahan, yaitu faktor human error, jangan langsung percaya saja dengan hasil verifikasi aplikasi veryDS, meskipun dokumen asli yang diserver hasil verifikasinya VALID..tapi inget yang kita baca tadi adalah inputanya ada dokumen cetak, jadi perlu dilihat lagi informasi dokumen cetak tadi dengan informasi di dokumen aslinya, barangkali dokumen cetaknya informasinya sudah dirubah, pemalsu melakukan crop QRCODE dan menambahkan ke dokumen palsu…Nah semoga kedepan penerapan tanda tangan elektronik di Indonesia lebih baik lagi, cukup menerapkan sertifikat elektronik saja dan tidak perlu di cetak atau diprint dokumen yang bertanda tangan elektronik. [zae]

SERTIFIKAT ELEKTRONIK, CARA BARU UNTUK EFISIENSI DAN KEAMANAN PENGURUSAN DOKUMEN

Sleman – Tuntutan serba cepat pada zaman kemajuan teknologi saat ini, mengharuskan kita untuk harus beradaptasi untuk menghadapinya. Segala urusan diharapkan selesai dengan cepat dan efisien. Termasuk salah satunya pengurusan dokumen, dimana sebuah dokumen harus dapat selesai dan disahkan dengan cepat untuk mengefesiensikan waktu.

Yang menjadi permasalahan adalah, ketika sebuah dokumen membutuhkan sebuah tanda tangan untuk disahkan oleh seorang atasan, kadang-kadang atasan tersebut tidak ada di tempat, atau sedang berada di luar kota. Hal ini tentu menjadi permasalahan sendiri dalam hal pengesahan dokumen tersebut. Untuk itulah, saat ini berkembang sebuah solusi yaitu sertifikat elektronik.

Zaenal Suhardono dari Balai Sertifikat Elektronik Jakarta menjelaskan bahwa sertifikat elektronik itu merupakan identitas resmi digital kita. “Jadi sertifikat elektronik ini bisa dianalogikan sebagai identitas digital atau tanda tangan digital kita. Dengan sertifikat elektronik itu kita dapat mengefisiensikan waktu untuk pengesahan dokumen misalnya,” tutur Zaenal Suhardono ketika menjadi pembicara dalam acara Workshop Pemanfaatan Sertifikat Elektronik/Digital untuk Keamanan Dokumen, Senin (18/11/2019).

Selain itu, menurut Zaenal kita tidak harus takut terhadap keamanan yang ditawarkan oleh Sertifikat Elektronik. Menurutnya, sertifikat elektronik telah terjaga keamanannya dan sangat mudah untuk diverifikasi. Selain itu, sertifikat elektronik memudahkan untuk menjaga orisinalitas sebuah dokumen yang telah disahkan.

“Misalnya ada sebuah dokumen negara yang udah disahkan dengan tanda tangan basah biasa, terus diupload menjadi digital, dokumen tersebut akan sangat mudah untuk diubah kontennya. Kita susah untuk mengecek keabsahannya. Beda jika ditanda tangani secara digital, itu kita bisa dengan mudah mengecek orisinalitasnya menggunakan aplikasi,” jelas Zaenal mengenai keamanan sertifikat elektornik.

Penggunaan sertifikat elektronik ini, tambah Zaenal juga merupakan salah satu langkah untuk menerapkan konsep paperless office. Karena, dengan penggunaan sertifikat elektronik, bentuk dokumen yang dihasilkan berupa dokumen digital yang terjaga keasliannya. Sehingga, tidak membutuhkan dokumen cetak lagi. Ini akan menghemat penggunaan kertas dan otomatis akan menghemat pemakaian ruang penyimpanan dokumen. Hal ini juga memungkinkan untuk meminimalisir kerusakan dokumen, karena dokumen yang dihasilkan dari penggunaan sertifikat elektronik ini mayoritas bersifat digital.

“Dengan bentuk digital, tentunya dokumen itu akan terjaga, akan susah rusak. Dan juga, dengan paperless office ini kita akan menghemat penggunaan kertas. Dengan begitu, kita akan menjaga kelestarian lingkungan juga. Jatuhnya, kita juga mendukung gerakan go green,” tutup Zaenal.(Rep Faridz)

Sumber : https://kominfo.slemankab.go.id/sertifikat-elektronik-cara-baru-untuk-efisiensi-dan-keamanan-pengurusan-dokumen/