Dokumen Elektronik Legal

Pada era digital saat ini, peralihan dari sistem yang manual menjadi sistem elektronik berkembang sangat pesat dan menjadi sebuah tuntutan yang wajib dilakukan oleh setiap institusi. Tujuan beralih dari sistem manual menjadi elektronik antara lain untuk mempercepat birokrasi dan mewujudkan e-government. Peralihan menjadi sistem elektronik akan meminimalisir terjadinya proses tatap muka dan transaksi menggunakan uang fisik antar pihak-pihak terkait. Hal ini sangat didukung oleh KPK khususnya bidang pencegahan korupsi dengan tujuan agar terhindar dari tindak Korupsi Kolusi dan Nepotisme (KKN). Selain itu, untuk mendukung program pemerintah yaitu Go Green, manfaat menggunakan sistem elektronik adalah mengurangi penggunaan kertas sehingga meminimalisir penebangan pohon untuk bahan baku kertas.

Dari pemanfaatan teknologi di atas, muncul beberapa pertanyaan seperti:

  • Bagaimana menjamin bahwa user yang dimaksud adalah benar?
  • Bagaimana menjamin dokumen yang dibuat, isinya tidak berubah?
  • Bagaimana menjamin nilai transaksi tidak dapat diubah?
  • Bagaimana mencegah para pihak menyangkal telah melakukan transaksi?

Dan masih banyak pertanyaan lainnya. Solusi yang harus dipenuhi untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas adalah sistem legal elektronik dan identitas elektronik terpercaya.

Sistem legal elektronik dan identitas elektronik terpercaya yang tertuang pada PP Nomor 82 tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik menyebutkan bahwa penyelenggaraan transaksi elektronik dalam lingkup publik atau privat yang menggunakan sistem elektronik untuk kepentingan pelayanan publik wajib menggunakan sertifikat keandalan dan/atau sertifikat elektronik. Sedangkan identitas elektronik merupakan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik. Kedua kebutuhan tersebut dipenuhi dengan menggunakan sertifikat elektronik.

Dokumen legal merupakan dokumen  yang semua materi informasi dan dokumen asli yang berkaitan dengan hubungan hukum antar pihak (Ismayadi, 2014). Dokumen legal pada umumnya di sahkan dengan membubuhkan tanda tangan di dalamnya. Fungsi tanda tangan di dalam suatu dokumen adalah untuk memastikan identifikasi atau menentukan kebenaran ciri-ciri dari penanda tangan. Sekaligus pendatangan menjamin keberadaan dari isi yang tercantum dalam tulisan tersebut. Dokumen legal terbagi menjadi dua yaitu dokumen non elektronik legal dan dokumen elektronik legal.

Dokumen non elektronik legal lebih sering di kenal oleh masyarakat adalah dokumen kertas yang dilakukan tanda tangan basah (non elektronik) di dalamnya. Contohnya akte kelahiran/kematian/tanah, ijazah, perizinan, kontrak bisnis, regulasi, ketetapan pengadilan. Sedangkan dalam bentuk bukti transaksi contohnya tanda terima, slip tabungan, buku tabungan, invoice, kwitansi.

Lalu apa itu dokumen elektronik legal? Menurut PP No 82 tahun 2012 hasil dokumen elektronik dari sistem legal elektronik yang menggunakan identitas elektronik terpercaya merupakan dokumen elektronik legal.

Dokumen elektronik sendiri menurut Undang-Undang nomor 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik (ITE) menyebutkan bahwa Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. Sedangkan Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Fungsi Tanda Tangan Elektronik menurut Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PSTE) berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas Penanda Tangan serta keutuhan dan keautentikan Informasi Elektronik.

Namun sebagian masyarakat masih tidak tahu tentang tanda tangan elektronik dan ragu tentang keabsahan dari tanda tangan elektronik itu sendiri. Hal tersebut sudah dijelaskan pada UU ITE pasal 11 yang menyatakan bahwa Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi 6 (enam) syarat antara lain:

  • data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada Penanda Tangan;
  • data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan;
  • segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
  • segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
  • terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penanda tangannya; dan
  • terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait.

Jadi selama memenuhi ke 6 (enam) syarat tersebut maka dokumen elektronik yang di tanda tangani secara elektronik sah dimata hukum. Tanda tangan elektronik menurut PP PSTE diklasifikasikan menjadi 2 jenis yaitu tanda tangan elektronik yang tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Tanda tangan elektronik yang tersertifikasi harus dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik dan dapat dibuktikan dengan Sertifikat Elektronik yang sering kita sebut Tanda Tangan Digital (Digital Signature). Sedangkan yang tidak tersertifikasi dibuat tanpa menggunakan jasa penyelenggara sertifikasi elektronik

Konsep tanda tangan basah dan tanda tangan digital pada dasarnya sama. Hanya media yang digunakan untuk tanda tangan yang berbeda. Untuk mempermudah konsep pemahaman tentang tanda tangan digital, berikut dijelaskan analogi tanda tangan digital vs tanda tangan basah antara lain:

Konsep tanda tangan basah dan tanda tangan digital pada dasarnya sama. Hanya media yang digunakan untuk tanda tangan yang berbeda. Untuk mempermudah konsep pemahaman tentang tanda tangan digital, berikut dijelaskan analogi tanda tangan digital vs tanda tangan basah antara lain:

  1. Bentuk
    Bentuk Tanda tangan menual hanya berada di dalam ingatan kita, tidak mungkin kita ajarkan ke orang lain. Begitu pula PIN/Password/Phassprase Tanda tangan digital jangan sampai diketahui oleh orang lain.
  2. Media
    Media Tanda tangan menual hanya berada pada media kertas, barang, benda (fisik) sedangkan Tanda tangan digital hanya pada media elektronik (digital).
  3. Alat
    Alat yang digunakan untuk melakukan Tanda tangan menual berupa pulpen, pena, pensil atau alat tulis lainnya sedangkan Tanda tangan digital menggunakan aplikasi untuk tanda tangan digital seperti Acrobat Reader DC, PANTER dan yang lainnya.
  4. Verifikasi
    Proses verifikasi Tanda tangan menual melalui tim ahli untuk memastikan tanda tangan itu asli dari bentuk ukiran dan kesesuaiannya, sedangkan Tanda tangan digital dapat dilakukan menggunakan aplikasi verifikasi tanda tangan digital.